Nomor Induk Pegawai (NIP) merupakan salah satu nomor penting yang perlu diingat oleh seseorang apabila diangkat menjadi Pegawai Negeri Sipil (PNS). Awalnya, NIP berjumlah 9 digit. Namun, setelah diterbitkan Peraturan  Kepala Badan Kepegawaian Negara (BKN) No. 22 Tahun 2007 tentang “Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil” maka NIP CPNS/PNS menjadi 18 digit.

Meskipun jumlah NIP CPNS/PNS menjadi lebih panjang daripada sebelumnya namun tidak begitu sulit bagi seorang CPNS/PNS untuk mengingat NIP-nya. Berdasarkan Perka BKN No. 22 Tahun 2007, bahwasanya format penulisan NIP berpola 8 – 6 – 1 – 3. Pola ini adalah cara mudah untuk mengingat NIP yang dimiliki oleh seorang CPNS/PNS. Untuk mengetahui maksud pola tersebut, mari kita lihat penjelasan berikut ini.

Pertama, 8 (delapan) digit pertama  adalah angka pengenal yang menunjukkan tahun, bulan, dan tanggal lahir CPNS/PNS yang bersangkutan, dengan ketentuan untuk bulan dan tanggal lahir masing-masing dua digit. Contohnya: CPNS/PSN dilahirkan pada 17 Agustus 1990 maka susunan digit pertama adalah: 19900817.

Kedua, 6 (enam) digit berikutnya adalah angka pengenal yang menunjukkan tahun dan bulan pengangkatan pertama sebagai CPNS/PSN dengan ketentuan untuk tahun pengangkatan pertama 4 (empat) digit dan untuk bulan pengangkatan 2 (dua) digit. Contohnya: CPNS/PSN TMT 1 April 2020 maka susunan enam digit berikutnya dimulai dengan tahun dan kemudian dilanjutkan dengan bulan, adalah: 202004. Untuk tanggal tidak dicantumkan karena setiap pengangkatan pertama sudah pasti dimulai pada tanggal 1.

Ketiga, 1 (satu) digit berikutnya adalah angka pengenal yang menunjukkan jenis kelamin CPSN/PNS yang bersangkutan, yaitu angka 1 untuk pria, sedangkan angka 2 untuk wanita.

Keempat, 3 (digit) terakhir adalah angka pengenal yang menunjukkan nomor urut CPNS/PNS. Jika pemberian NIP yang salah satu dari 15 (lima belas) angka pertamanya berbeda maka nomor urutnya selalu dimulai dengan nomor 001. Contohnya: Ahmad seorang PNS lahir pada 17 Agustus 1990, dan TMT CPSN 1 April 2020, jenis kelamin pria, maka NIP-nya adalah 199008172020041001.

Apabila pemberian NIP yang 15 (lima belas) angka pertamanya sama maka nomor urutnya akan berlanjut. Contohnya:  Budi seorang PNS lahir pada 17 Agustus 1990, TMT CPNS 1 April 2020, jenis kelamin pria maka NIP-nya adalah 1990081720200410.

Dari uraian tersebut, terlihat jelas bagaimana cara atau prosedur Badan Kepegawaian Negara (BKN) dalam pembuatan NIP CPNS/PNS. Untuk mengetahui lebih lanjut bagaimana cara penulisan NIP yang tepat dalam bahasa Indonesia maka simak ulasan berikut.

NIP, dalam bahasa Indonesia adalah salah satu singkatan yang terdapat dalam surat resmi. Secara harfiah, NIP adalah nomina yang merupakan kependekan dari Nomor Induk Pegawai (KBBI V, 2016), sedangkan menurut Reniwati dan Noviatri dalam Kamus Abreviasi Bahasa Indonesia (2015:48), NIP diartikan akronim yang merupakan Nomor Induk Pegawai. Jika ingin mencari singkatan ini dalam Kamus Abreviasi maka pembaca disarankan untuk mencari singkatan yang terdapat pada abjad n, khususnya bagian administrasi.  

Dikutip dari ejaan.kemendikbud.go.id, Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa Republik Indonesia (2022), menyebutkan penulisan NIP diatur dalam singkatan, tepatnya pada nomor ke-3 “Singkatan, termasuk akronim, yang terdiri atas huruf awal setiap kata ditulis dengan huruf kapital tanpa tanda titik.” Contohnya: NIP 199008172020041002. Adapun beberapa singkatan yang tidak perlu menggunakan tanda titik di belakangnya seperti NKRI, KTP, dan PT.

Kemudian, Noviatri, dkk.(2022:103) juga menjelaskan penulisan Nomor Induk Pegawai (NIP), yaitu ditulis di bawah nama jelas. Penulisannya dengan cara menyingkat NIP tanpa disertai tanda titik. Lebih lanjut, ia menjelaskan untuk penulisan nama jelas tidak perlu diapit dengan tanda kurung ataupun digarisbawahi. Contohnya dapat dilihat di bawah ini.

Dr. Yusuf Syafrudin, M.Si.